人事課題解決のヒント

ジョブ型人事における
「ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)」
作成のポイント

  

経営者・人事部門のための人事関連 お役立ち資料

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近年、大手企業を中心に「ジョブ型人事制度」の導入が進んでいる。日本企業の人事制度は「メンバーシップ型」と言われる制度が中心であったが、環境変化に対して「働き方改革」が進む中で、「環境」「意識」「生産性」等とのミスマッチが生じているのが実情である。そうした状況において、社員の「能力と仕事と成果」のバランスをはかる仕組みとして、「ジョブ型人事制度」が注目集めているが、制度導入の最大の壁が「ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)」の作成と運用である。その中で、いかに運用でき、成果につながる「ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)」を作成するのかについて、ポイントを解説をする。

会社と従業員を繋ぐものが「仕事」である

会社と従業員を繋ぐものが「仕事」である会社は魅力的な「仕事」やその環境・処遇を提供することで、理念・ビジョン・戦略の実現を推進貢献できる社員を多く集めて、最大限のパフォーマンスを発揮してもらう事を重視する。一方、従業員は、会社が提供する「仕事」を通じ、自分自身の人材マネジメントキャリアアップや達成感や自己実現をはかる事を重視する。こうした会社と従業員を繋ぐものは何か。これが「仕事」である。日本企業の人事制度の多くは「メンバーシップ型」と言われるように、この仕事の定義を「人基準=能力(職能)」に定めて運用してきた。しかしながら、能力というのははかりづらいものなので、職能型人事制度は「仕事を経験すればその分習熟し、能力が上がるだろう」という仮説に基づいた運用となり、結果的に年功的な運用になる弊害が出やすくなる。人基準の職能型人事制度は、環境変化が比較的緩やかで、経済も右肩上がりで成長していた時代には機能した仕組みであったが、現在のように低成長・高速変化の時代においては、処遇と生産性がアンバランスとなってしまう。そうした課題を解消する仕組みとして、仕事と処遇を連動させる仕組みとしてジョブ型人事制度への移行が進んでいるのが実情である。

ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)の記載事項

ジョブ型人事制度導入における最大の壁が、組織における職務を定義するジョブ・ディスクリプション(職務記述書)の作成である。職務記述書に基づいて、従業員は自身に期待される職務を理解し、その職務に集中することで、生産性向上につなげることができる。また、経営サイドから見ても、職務のグレード(難易度・重要度・影響度・成果の大きさなど)に応じた処遇をすることで、付加価値とのバランスをはかることにつながる。しかしながら、組織における全ての職務を詳細に定義化をすることは大変な作業であり、各部門がバラバラに作成すると、レベル格差が生じてしまう。まず、作成の準備段階として、職務記述書に記載すべき項目を定めたうえで、作成するのが原則である。以下に、一般的に職務記述書に定義すべき事項を記載する。

<ジョブディスクリプション(職務記述書)記載事項>
1役割・責任・期待される成果
2具体的な業務内容
3求められる能力(知識・技術・技能)
4求められる実績・経験
4求められる特性・行動

ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)作成のポイント

会社と従業員を繋ぐものが「仕事」である職務記述書を作成するポイントは以下の5つです。特に、組織・ポストの役割・責任・期待される成果(ミッション)を明確にすることが重要である。職務記述書に基づいた組織運営の弊害は、「限定された職務しか行わず、組織の創造性が損なわれる」「環境変化に対してフレキシブルな対応が出来ない」「セクショナリズムが生じる」などと言われてる。そうした中で、組織・ポストのミッションを明確にすることで、ミッション実現に向けた自発的な行動を促し、職務価値を高めることが重要である。

<ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)作成の主なポイント>
1戦略に基づいて設計された組織・ポストの役割・責任・期待される成果(ミッション)を明確にする
2職務記述書の作成を通して、必要な職務を精査する
※組織・ポストのミッションから見た主体業務を明確にするとともに、不要な業務の見直しを行う
3職務記述書の作成に当たってはフォーマットを作成するとともに、部門間でレベル格差が生じないように配慮する
※モデル部門でサンプルを作成した上で、作成ノウハウ・作成レベルを横展開する形で進める
4ミッション・主体業務はトップダウンで具体的な業務内容はボトムアップの組み合わせで進める
5職務分析における用語の定義をした上で実施する
※「職務」と「タスク」と「作業」の定義。例えば、人事部門で、「労務管理」という職務に対して、「労働時間管理」「休日・休暇管理」などといったタスクに分類され、それが更に、「●●のデータ収集・集計」等とった作業に細分化されるなど

職務分析の実施方法

通常は、「面接法」と「アンケート法」を組み合わせて行い、必要に応じて観察法を取り入れるというやり方が一般的である。この職務分析における注意点は、以下の2点である。

1職務の全体像を押さえた上で、個別具体的なタスクと作業を整理すること
※特に、ミッションから見た主体業務を外さないことが重要
2職務分析に基づいた職務評価(=職務の格付け)を意識した情報を集めること

実際の職務分析、職務記述書の作成は、各社の特性を踏まえて、最適な実施方法を選定していくことになる。上記の基本を押さえるとともに他社の実施事例などを参考に進めることをお願いしたい。

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この課題を解決したコンサルタント
執行役員 HRコンサルティング東京本部長 川島 克也

経営全般からマーケティング戦略構築、企業の独自性を生かした人事戦略の構築など、幅広いコンサルティング分野で活躍中。企業の競争力向上に向けた戦略構築と、強みを生かす人事戦略の連携により、数多くの優良企業の成長を実現している。

主な実績
  • ・大手住宅メーカー:人事制度再構築コンサルティング
  • ・大手クリーニング業:人事制度再構築コンサルティング
  • ・大手食材卸売業:人事制度構築コンサルティング
  • ・中堅管材卸売業:アカデミー構築コンサルティング